En una empresa tradicional, cuando una persona entra a trabajar se le imputan una serie funciones que tiene que desempeñar en un área determinada.
Muchas veces sucede que el propio desarrollo del trabajo requiere de otras tareas que no se han previsto ni informado previamente y que la persona en sí, según su habilidad (o falta de ella) va lidiando en el día a día como puede.
Esto sucede siempre implícitamente pero no explícitamente.
Lo comprobarás si entras en cualquier empresa y le preguntas a cualquier persona cuales son sus funciones allí.
Verás que en la mayoría de casos se lo tiene que pensar; o dice “uf, son tantas”; o es palpable que no lo tiene claro.
En un equipo de alto rendimiento y un equipo autogestionado, es este un punto fundamental: tener claro que hace cada quien, quien hace cada qué y a dónde acudir en cada caso.
Por tanto, un ejercicio sencillo a priori y muy útil es:
Que propongas a todo tu equipo que cada uno defina cuáles son sus funciones en la empresa y las ponga por escrito.
Verás cómo aparecen sorpresas que son dignas de estudio. Por ejemplo, si alguien llega con un listado de 50 funciones (yo lo he visto) tenemos un problema.
Porque nadie puede desempeñar 50 funciones de manera correcta en un puesto de trabajo. Incluso aunque algunas de ellas sean de control anual, como la supervisión del área de prevención de riesgos laborales, por ejemplo.
En las pymes sucede muy a menudo esto. Las personas van adquiriendo implícitamente funciones y funciones, tareas y tareas, y el colapso de la persona y en consecuencia del trabajo es una realidad en poco tiempo.
La ineficiencia y la dispersión se convierten en las protagonistas.
Si echas un vistazo a la metodología kanvan del sistema agile, por ejemplo, verás que si vas a la esencia, a lo más importante a tener en cuenta a la hora de usar la herramienta, es la limitación de entrada de tareas nuevas (en este caso serían funciones).
Definir las funciones de los miembros del equipo, explicitarlas, ponerlas por escrito, dedicar un espacio a revisarlas y ordenarlas, genera una toma de contacto a tierra y nos permite ver qué es imposible realizar con un mínimo de calidad, y por tanto, que debemos cambiar o posponer para priorizar con sentido y lógica.
Es imposible priorizar con criterio que es la base de la eficiencia, si tengo 50 funciones a desempeñar en mi listado de responsabilidades.
Una vez realizada esta revisión de funciones, lo que yo propongo es que se publique en un documento al que tenga acceso todo el mundo.
Cada uno debe estar de acuerdo con la publicación de sus funciones, claro está.
Esta dinámica en apariencia sencilla es un paso básico y muy práctico hacia la mejora en autogestión TeaL.