Las reuniones siguen siendo una asignatura pendiente en la mayoría de empresas. Y mira que hay metodologías y cursos y talleres que dan todo tipo de consejos para que sean más efectivas y menos aburridas. Pero ni por esas.
Sigue habiendo un porcentaje elevadísimo de profesionales que piensa (y protesta, la mayoría de veces off the record) que las reuniones son un incordio y que no sirven para nada.
Por qué sigue ocurriendo esto?
Esta sería una buena pregunta a plantearse antes de buscar corriendo soluciones envasadas, no crees?
Desde la perspectiva TeaL veo algunas razones que os comparto a continuación.
Aunque la cuestión más importante tiene que ver con lo que ya hemos comentado anteriormente y en lo que solo nos queda insistir.
Y es que el equipo esté bien cohesionado. Que se conozcan y respeten como seres humanos. Que puedan comunicarse de forma auténtica, que confíen los unos en los otros. Y que tengan un propósito evolutivo común.
Lo que ahora llaman en el lenguaje popular del management (que siempre tiene que usar conceptos más técnicos y complicados, mejor si son en inglés, por supuesto, para parecer algo respetable y serio) «seguridad psicológica».
Si no tenemos esto de base, podremos realizar reuniones más o menos efectivas de aspectos más técnicos. Pero no encontraremos motivación o alegría compartida.
Será muy difícil que aparezca esa creatividad espontánea que después pueda convertirse en innovación útil (porque más de la inútil no por favor, que ya vamos bien servidos)
Y no se percibirán problemas de fondo más graves que estén aconteciendo ya en la organización y que requieran de atención.
Desde la cultura TeaL, las reuniones tienen un sentido lógico y realista.
Como no aplicamos el control como herramienta de seguimiento, solo por esto nos ahorramos muchas.
Y como preservamos una forma orgánica de hacer y cada uno es responsable y está comprometido totalmente con su tarea/función, solo convocamos reuniones por estas razones:
- Sentimos que es necesario el contacto, el compartir, el saber como nos va, el mantener vivo el vínculo.
- Hay nuevos proyectos que cocrear juntos.
- Se tiene que tomar alguna decisión importante que afecta al total de la organización.
- Revisión de compromisos.
El resto: cuestiones técnicas, dudas del día a día, supervisión o contraste de temas, etc, lo hacemos de manera asincrónica (drive, telegram, slack, etc)
Nunca después de una reunión, y cuando digo nunca es nunca, ni en nuestra empresa ni con los clientes, he sentido que haya sido inútil o que hayamos perdido el tiempo.
En organizaciones más grandes o proyectos con mayor complejidad, metodologías como la sociocracia son muy apropiadas para las TeaL, sencillas de implementar y que ayudan a poner orden y clarificar.
Aunque considero que la holocracia es demasiado rígida y compleja para una cultura TeaL, también podemos aplicar algunas de sus ideas.
La diferencia entre estos modelos y la Autogestión TeaL en que en esta última no hay un diseño preestablecido que siempre se aplica igual.
Se trata más bien de percibir cuál es el momento por el que está atravesando la empresa y cuales son las necesidades de reunión (o no) más útiles en cada momento.
Así, la fórmula que aquí recomendamos es:
que cada equipo de personas invierta un tiempo en diseñar y definir como quiere que sea su agenda de reuniones. Es una fórmula muy efectiva desde todos los puntos de vista.
Siempre y cuando se respete lo que se ha diseñado.
Porque también he visto Ceos que después de hacer todo este proceso de análisis y pactar una nueva cultura de reuniones no han podido respetarla.
Y han vuelto a los viejos hábitos de por ejemplo, pedir una reunión a quien me rote cuando me rote por qué a mí me parece que es lo que toca para lo que a mí me interesa en este momento.
Entonces, obviamente esto es efectivo si se trabaja bien, si se pacta un compromiso de ponerlo en práctica y se respetan los acuerdos dándole a esta nueva forma de entender las reuniones el tiempo que se necesite para implementarlo.
En la siguiente entrega, la penúltima de este monográfico sobre Autogestión TeaL, te daré algunos tips concretos y sencillos de aplicar para que comiences a innovar desde ya vuestra agenda de reuniones.